[專案管理]免費專案排程工具 Gantter for Google Drive

      如果你(妳)是一位PM，負責規劃專案的時程，免不了要進行專案排程的動作，大家直覺上一定會想到用MS Excel或用MS Project來幫忙編排排程，但是在實務上使用MS Excel對於管理複雜的專案時顯得不夠方便，而使用MS Project又需要公司額外付費買才能使用，如果此時有免費的軟體可以幫忙就顯得輕鬆許多，以下分享個人使用免費排程軟體 "Gantter for Google Drive" 的小小心得:

1. 開始使用 
      
      Gantter不需要安裝, 只要使用流覽器就可以執行(IE, Chrome, Firefox都可), 請連至官網
http://www.gantter.com/即可, 你可以選擇綁定你的google、FB或 linkin 帳號就可以免註冊登入使用。

2. 主畫面功能說明


    登入後的主畫面說明如下，詳請參考下方圖面文字，如果你已經是MS Project的使用高手，那麼你應該很快就能找到對應的功能上手(兩者的使用邏輯基本上大同小異)。

3. 行事曆(Calendar) 設定 

      在正式開始專案排程前，建議依據所服務公司頒佈的年度行事曆先行設定專案行事曆，如果沒有進行這個動作，在排程時會把原本的公司休假日也當成工作日，你的團隊成員可能就需要為了這個錯誤而加班，不可不慎 : ( 。 
      如下圖，選擇畫面右方的日曆圖案進入行事曆頁面後，再選擇上方齒輪符號的按鈕進入行事曆的設定畫面。進入設定畫面後，在日期表上選定要休假的日期(此時該日期會反綠，本例為設定2015/05/01為休假日)，按下清除鈕，此時該日期即設定為非工作日。

      在設定完成後，該日期應如下圖改便為紅底(亦即為休假日)，並記得按下保存鈕將此次的修改存檔。

4. 資源設定
      
       在完成第三個步驟行事曆設定後，接下來我們要做的便是進行資源設定。簡單來說，我們可以把這個步驟想像成專案成員清單的設定，有了整個專案成員清單，便可以方便在進行專案任務排程時，將任務指派給特定的專案成員，也可以方便PM確認在專案其間內是否有專案成員的工作負荷過大(資源過度指派)。
       詳細的操作方式可以參考下圖，目前Gantter似乎不支援批次輸入的功能(除非你的專案是使用MS project檔匯入，並在該檔案中已完成資源設定，Gantter會自動帶入相關的設定)。 

5. 開始排程(線上共同編輯)

    5.1 輸入任務排程及設定任務的先後關係
        如下圖，在右方工具列選定任務後，即進入任務排程頁面，在每一列依序輸入任務的名稱、工期及開始時間、設定前置任務、選定該任務負責人後，便完成任務的排程設定。完成所有任務的輸入後，整個專案的任務排程便完成了。此時便可以明確的知道專案的啟時時間以及終止時間，以及整個專案的工期。

    5.2  開啟共同編輯

       將排程存檔案後(會保留在google drive中)，便可以將你編輯完成的排程分享給所有的專案成員。首先在上方功能列中，選擇項目的頁面，然後在下拉選單中點選擇共享，即可進入共同編輯的設定頁面。

         共同編輯的設定頁面如下，基本上如果你已經很熟悉google提供的其他服務，相信你對這個設定應該會得心應手。首先在畫面中輸入欲分享對象的e-mail，然後設定該對象的權限，最後選擇Done，就大功告成囉(此時分享對象將會收到系統收到的通知e-mail，根據e-mail中的提示登入頁面後即可開始共同編輯的動作)。

6. 顯示要徑(Critical Path)
      在完成所有任務的排程規劃後，身為專案管理者的妳一定會希望知道專案的要徑上包括那些任務(方便將這些任務列入重點管理)，此時可以利用軟體的內建功能自動計算出專案的要徑。要徑的顯示十分簡單，只要在任務頁面上，選則上方功能列中的查看後，在下拉式選單上選擇高亮關鍵任務即可。

    下圖即為顯示要徑(Critical Path)的甘特圖。

7. 儲存baseline(專案基準)
       有經驗的專案管理者都知道，專案的規畫只是第一步，後續在實際執行專案時，會遇到許許多多不可預知的因素，使得專案任務的排程需要變更。此時如果有設定專案基準的話，就可以清楚的在甘特圖上顯示出變更前和變更後的差異。
       專案基準的設定步驟如下圖，選擇上方工具列中的baseline，從下拉示選單中點選manage baselines，進入Baseline設定畫面。

       進入Baseline設定畫面(如下圖)後，首先替你的專案基準取個容易辨識的名字，再按下Add新增該基準，最後選擇保存即可完成專案基準的設定。

       
       設定完成後的基準會呈現如下圖：

           如後續專案排程有任何變動，只要開啟原先設定的baseline，就可以一目了然的明白現狀與原計畫的差異了。

8. 開始管理(線上共同update工作進度和討論)

       進行了上述一連串的設定及排程動作，相信你已經完成目前整個專案的初步排程，接下來就要進入專案管理的實戰了。
       一般來說，在專案的進行過程中，每個PM念茲在茲的就是所有的任務是否有依照原訂計劃進行，傳統上PM會一個一個的問任務負責人目前的進度狀況，這個作法並不是太有效率;但有了gantter的共同協作功能，你可以在完成排程後將排程表分享給所有專案成員，並與專案成員約定，請成員們自動在系統上填入任務完成進度(更新的頻率可以視自己的專案性質不同做調整)，這樣成員們也可以清處了解到目前自己手邊的工作是否成為拖累整體專案進度的原兇。
        如下圖，專案成員們的工作進度一目了然的呈現在甘特圖上，是不是很方便PM進行宏觀調控呢? :)

9. 結語
     
       Gantter for Google Drive 是個免費且很好上手的專案排程軟體，有興趣的人可以參考本文，開始試用看看，感謝您觀賞我的文章。