[專案管理]專案進度報告的小幫手- Office Time Line

        當了PM後，每周固定要做的事，是向上進行整體的專案進度匯報，此時免不了就要做一張美美的投影片，把專案排程現狀圖表化，讓"大頭們"快速了解整體的專案進度。但作投影片通常要花不少的時間，如果此時能有工具來縮短做報告的時間，相信每位PM都會覺得"揪甘心" 。
         今天要分享的工具 office timeline就是一個會讓你覺得"揪甘心"的office外掛軟體，先看一下官方的軟體介紹影片吧!
       

     


1. 安裝軟體 :
         
         到office timeline官網後( https://www.officetimeline.com/)，選擇上方download頁面後，按下綠色下載按鈕後，便會自動下載安裝程式，下載完成後執行安裝即可。

 2. 使用軟體:
     
        安裝完成後，打開MS office就會發現上方功具列已經新增timeline的頁籤(如下圖)。

      Office Timeline提供了一個輸入精靈，只要四個步驟，可以快速完成設定。步驟設定如下:

      (1) 選擇排程圖的樣式(如功能選項的左上角有一個小小的+號表示該功能是要付費的):

     

    (2) 設定專案的mile stone及呈現在time line上的式樣。

   (3)  設定專案的任務(Task)及呈現在time line上的式樣。

    (4.1) 設定time line的整體式樣 - 字型/進度位置(Elapsed Time)

    (4.2) 設定里程碑(Mile Stone)的整體式樣&字型

    (4.3) 設定任務(Task)的整體式樣&字型

    (4.4) 設定整個時間線呈現的樣式(天、周、月、季、年)及顯示的期間(Time Scale)

3. 大功告成


       完成上述所有設定後，office timeline會自動產生專案整體進度圖(如下圖)。

4. 修改及調整

        如果在完成設定後，發現有遺漏的任務或里程碑沒有加入時間表中，不用緊張，此時只要在上方的工具列中選擇新增任務或新增里程碑的功能按鈕，即可開啟輸入精靈，此時再進行相關的修正即可。

  [提醒] 如果在編輯過程中有手動調整過程式自動產生的佈局，記得要在上方工具列中找到Accept, 將Accept Manual Changes勾起，程式才不會自動回復你所做的修改。