[閱讀心得]SCRUM 用一半的時間，做兩倍的事

作者：傑夫‧薩瑟蘭Jeff Sutherland
譯：江裕真
ISBN：9789863207146
圖片來源：http://bookzone.cwgv.com.tw/book_BCB545.html




        由於工作的關係，看到這本書的標題，很自然而然就吸引了我的目光，在翻了前幾頁後，作者提到美觀但不實用的專案管理辦法「甘特圖」，是個老派不實用的方式後，開始娓娓道來自己所創造的新方式，「Scrum」來做為新的專案管理方式。對於本身在使用甘特圖來排定專案計畫的人當然有不小的衝擊及反思，這是一個什麼樣的神奇方式可以否定甘特圖的效果?以下為書中的摘要及個人的心得分享：




1. 採用PDCA循環：Plan(規劃)、Do(執行)、Check(檢核)、行動(Act)，作者在書中不斷的提及這個概念，其實這個和PMBOK中所提到的Initiating, Planing, Executing, Monitoring & Contorting, Closing很像(下圖1)，規劃只是提供你一個大略的藍圖，在實際執行後，需要不斷的檢核目前的實際狀況與當初設定的目標差異，依據差異進行不斷的修正，直到產出一個可以接受的成果(下圖2)。 當然這個過程是有時間限制的，限制你在一定的時間內產出成果。

圖1. Five Process Group in PMBOK  (1)

圖2. Scrum 架構圖  (2)

2. 一次只做一件事：人類天生就不是多工的處理好手，一次做完一件事後再進行其他的事會比一次做所有的事情來的快又好 (此點再認同也不過了 :( )。

3. 第一次就把事情做對：犯錯時須要馬上改正，如果沒有馬上修正，通常需要花上數倍的時間來改正(因為人都是健忘的)。 這就好比要你修改你一個月前寫的程式碼，我想通常會需要比較長的時間來讓自己回覆記憶。

4. 借助Scrum板(Scrum DashBoard)：讓所有的資訊透明，攤在陽光下，供所有的團隊成員檢視；擬定工作清單，把所有的待辦事項寫下來，然後安排工作順序貼在白版上。白板上，分為四大區塊，To Do、In-progress、To Verify以及Done；隨著專案的進行及任務的處理狀況，任務將會在四個區塊中流動。團隊成員能更清楚的一目了然知道還有什麼事情待完成，以及目前有那些任務是遇到困難需要協助的，讓所有專案成員可以自主的掌控自己的工作進度。
        如果覺得用白板+便利貼的方式很不方便，現在也有許多跨平台的app如Trello,  Kanbanchi，可以線上協同編輯與分享，達到相同的效果。

圖3, Scrum Dashboard (4)

         關於這點其實和原始的專案管理理論很一致，要列出WBS(Work Break-down Structure)，排定先後順序及後就可以畫出甘特圖了。尤其現在的甘特圖軟體也有線上共享、即時共同編輯以及進度更新的功能，我想效果也應該是一樣才是?



5. 借助燃盡圖(Burn Chart)： 理論上，專案中完成任務的數量會隨著時間遞減，如下圖4中的藍線，但實際在執行時，會因為任務完成的速度不同而變成如下圖4中紅線的狀況。有了這張圖，可以讓所有的團隊成員知道目前我們是領先計畫進度或是落後於計畫的進度需要再衝刺(甘特圖中的進度完成百分比與時間線也有一樣的效果?)。

圖4. Burn Down Charts (5)

小結：作者在書中提出的很多觀念在專案管理上都是很實用的，在書中還有提及一些專案管理的軟技巧(比如用故事描述任務、把快樂量化、以成長及自我實現為導向等等)也是值得一看，在此就不多說，有興趣的人就去找書來看看或是請教google吧!


參考資料：
(1)  http://www.cityu.edu.hk/pmo/pmmethodology.htm
(2) "Scrum Framework" by Source (WP:NFCC#4). Licensed under Fair use via Wikipedia
(3)  https://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_(software_development)
(4)  http://www.templates-for-sharepoint.com/wp-content/uploads/2013/08/dashboard-for-sharepoint-template-scrum-management.png
(5) https://en.wikipedia.org/wiki/Burn_down_chart
(6) http://www.scrumguides.org/scrum-guide.html